Signet Company Policyนโยบายบริษัท Signet (ฉบับภาษาไทย)

Purpose and scope

This policy sets how Signet sells, designs, produces and supports its NFC business cards, and how the team handles customer requests. It applies to every customer order and to everyone on the Signet team.

• Customers see the parts that affect them in the quote and on the request form; the summary table near the end is the short version.
• If a signed quote says something different, the quote wins for that order only. Any exception must be written in the quote — never agreed by chat alone.
• Prices and fees (card price, extra design rounds, replacement fee, yearly fee, shipping) live in the current price list, not in this policy, so this document doesn't need changing when prices do.
• This policy is reviewed once a year, or sooner if a rule is causing problems.

Orders and payment

A new company orders at least 5 cards, pays a 50% deposit before any work starts, and pays the other 50% within 7 days of delivery.

• 1.Request. The customer sends their details through the request form, LINE or email.
• 2.Quote. Signet sends a written quote: cards, material, type, total price, delivery time and these terms.
• 3.Deposit (50%). Design and production start only after the deposit is paid. The deposit is never refunded (see Cancellations).
• 4.Design and proof. Up to 3 rounds of changes, then the customer approves a final proof in writing.
• 5.Production and delivery. Cards are made from the approved proof and delivered. Cards go live on delivery.
• 6.Balance (50%). Due within 7 days of delivery. If it isn't paid by then, the cards are paused (they show “not active”) until payment arrives.

Other rules:

• Minimum order: 5 cards for a company's first order. Re-orders from an existing company can be any number.
• No rush orders. Every order follows the normal production time stated in the quote.
• Delivery: free within Bangkok. Outside Bangkok, the customer pays shipping, shown on the quote.
• Spare Corporate cards are priced and paid like any other card.

Card types and materials

There are two card types and three materials; the customer can choose one combination for everyone or a different one per person.

All types and materials work the same way: tap or scan opens the person's digital card, no app needed.

Design and approval

Each company gets a first design plus 3 rounds of changes before approval, and 1 free design change per year after that.

• Before approval: the first design and up to 3 rounds of changes are included. A “round” is one list of changes sent together. A 4th round onward is charged per round.
• Approval: the customer approves the final design and a proof (how each card will look, with names and titles) in writing — by email, LINE or the request link. Nothing goes to print without it.
• After approval: 1 free design change per year per company (for example, new colors or a new layout). Further design changes in the same year are charged.
• Not a design change (always free): a person's name, title, phone, email, LINE, photo, or a Corporate card owner change — see Updates.
• The company's design is shared by all its cards, so one design change updates every card in that company.

Production, proofs and misprints

Production starts only when the deposit is paid and the proof is approved, and a reprint is free only when Signet printed something different from that proof.

• Start: deposit received and proof approved in writing. The production time in the quote counts from the later of the two.
• Our mistake → free reprint. If the printed card differs from the approved proof (wrong spelling, wrong color, wrong material), Signet reprints at no cost.
• Customer's mistake → customer pays. If the card matches the approved proof but the customer wants something different (a typo they approved, a new title), the reprint is charged at the normal card price.
• Check on delivery: the customer must report a misprint within 7 days of delivery. After that, a reprint is paid. Before handing over, Signet checks that every card opens the right page.

Updates and card owner changes

Changing a person's details, or passing a Corporate card to a new person, is always free and done within 24–48 hours.

• Free, no limit: name, job title, department, phone, email, LINE ID, website, address and photo.
• How to ask: the company's private client link (best), LINE OA or email. Requests from the client link land in the hub Inbox.
• Timing: done within 24–48 hours on working days. The physical card never changes; the new details show the next time it's tapped.
• Corporate card owner change: free. The same card and card ID go to the new person; the old holder's app login is turned off and their taps and notes are hidden from the new person.
• Executive card for a new person: not possible, because the old name is printed on it. The new person needs a new Executive card (charged), or a Corporate card.
• Who can ask: only the company's contact person or HR, through the client link or a known LINE/email. Signet does not accept changes from the cardholder alone if the company hasn't approved them.

Lost, damaged and faulty cards

A chip fault within 1 month of delivery is replaced free; anything lost or damaged is replaced at the customer's cost.

• Profile and stats carry over: the person's digital card, tap history and app notes move to the replacement card.
• Lost or stolen → new card ID. The replacement gets a new card ID and the old ID is switched off, so whoever finds the lost card can't open the profile. Customers should tell Signet straight away.
• Damaged or faulty → same card ID can be kept, because the old card is returned or destroyed.

Yearly cloud service

Year 1 is included with the cards; from year 2 the company pays a yearly fee for each active card holder, with 15 days' grace before cards are paused.

• What it covers: hosting of every digital card, free updates and owner changes, the stats, and the client request link.
• How it's counted: per active card holder on the renewal date. Spare Corporate cards that aren't assigned to anyone are free until they are.
• Reminders: Signet sends the renewal invoice 30 days before the due date.
• Grace period: cards keep working for 15 days after the due date.
• Paused: if still unpaid after 15 days, the company's cards show “not active”. Paying switches them back on within 1 working day, with all data intact.
• Deleted: if a company stays unpaid for 12 months, its card data is deleted. The physical cards can be reactivated later as a new setup.

Cancellations and refunds

The 50% deposit is never refunded, and cards that have been made are not refundable because they are custom.

• Cancel before production starts: the order stops; the deposit is kept to cover design and setup work. Nothing more is owed.
• Cancel after production starts: the deposit is kept and the balance for cards already made is still due. Those cards are delivered.
• Yearly fee: not refunded for a part year. A company can stop renewing at any time; cards are paused at the end of the paid year.
• Faulty cards are handled under the 1-month warranty (replacement, not refund).
• The quote must say clearly that the deposit is non-refundable, and the customer accepts it in writing before paying.

Data, privacy and security

Signet keeps only the data needed to run the cards, uses it only for that, and follows Thailand's Personal Data Protection Act (PDPA, B.E. 2562).

• The company confirms it has its staff's permission to put their details on a card.
• Deletion: when a card holder leaves or a Corporate card is passed on, their details are replaced and their app notes are hidden from the new holder. A company that stops paying has its data deleted after 12 months. Anyone can ask for their data to be deleted sooner.
• Security: each team member has their own login with the lowest role they need (Owner, Admin or Viewer). Passwords are never shared or sent by chat. Customer data is never sent to personal email, personal LINE or other outside services.

Summary for customers · สรุปสำหรับลูกค้า

วัตถุประสงค์และขอบเขต

นโยบายนี้กำหนดวิธีที่ Signet ขาย ออกแบบ ผลิต และดูแลนามบัตร NFC รวมถึงวิธีที่ทีมงานจัดการคำขอของลูกค้า ใช้กับคำสั่งซื้อของลูกค้าทุกราย และกับทุกคนในทีม Signet

• ลูกค้า จะเห็นส่วนที่เกี่ยวข้องในใบเสนอราคาและในแบบฟอร์มคำขอ ตาราง "สรุปสำหรับลูกค้า" คือฉบับย่อ
• ถ้าใบเสนอราคาที่ลงนามแล้วระบุต่างจากนโยบายนี้ ให้ยึดตามใบเสนอราคาสำหรับคำสั่งซื้อนั้นเท่านั้น ข้อยกเว้นทุกข้อต้องเขียนไว้ในใบเสนอราคา ห้ามตกลงทางแชทอย่างเดียว
• ราคาและค่าธรรมเนียม (ราคาบัตร ค่าแก้แบบเพิ่ม ค่าทำบัตรใหม่ ค่าบริการรายปี ค่าส่ง) อยู่ในใบราคาปัจจุบัน ไม่ได้อยู่ในนโยบายนี้ เมื่อราคาเปลี่ยนจึงไม่ต้องแก้เอกสารนี้
• ทบทวนนโยบายนี้ปีละครั้ง หรือเร็วกว่านั้นถ้ามีข้อใดก่อปัญหา

การสั่งซื้อและการชำระเงิน

บริษัทใหม่สั่งขั้นต่ำ 5 ใบ ชำระมัดจำ 50% ก่อนเริ่มงาน และชำระส่วนที่เหลือ 50% ภายใน 7 วันหลังส่งมอบ

• 1.คำขอ ลูกค้าส่งข้อมูลผ่านแบบฟอร์มคำขอ LINE หรืออีเมล
• 2.ใบเสนอราคา Signet ส่งใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุจำนวนบัตร วัสดุ ประเภท ราคารวม ระยะเวลาส่งมอบ และเงื่อนไขเหล่านี้
• 3.มัดจำ (50%) เริ่มออกแบบและผลิตหลังได้รับมัดจำแล้วเท่านั้น มัดจำไม่คืนในทุกกรณี (ดูหัวข้อการยกเลิก)
• 4.ออกแบบและแบบตัวอย่าง แก้ไขได้สูงสุด 3 ครั้ง จากนั้นลูกค้าอนุมัติแบบตัวอย่างสุดท้ายเป็นลายลักษณ์อักษร
• 5.ผลิตและส่งมอบ ผลิตบัตรตามแบบที่อนุมัติแล้วส่งมอบ บัตรเริ่มใช้งานได้ตั้งแต่วันส่งมอบ
• 6.ยอดคงเหลือ (50%) ครบกำหนดภายใน 7 วันหลังส่งมอบ ถ้ายังไม่ชำระ บัตรจะถูกหยุดใช้งานชั่วคราว (ขึ้นว่า "ไม่พร้อมใช้งาน") จนกว่าจะชำระ

กฎอื่นๆ:

• ขั้นต่ำ 5 ใบสำหรับการสั่งครั้งแรกของบริษัท การสั่งเพิ่มของบริษัทเดิมสั่งกี่ใบก็ได้
• ไม่รับงานด่วน ทุกคำสั่งซื้อใช้ระยะเวลาผลิตปกติตามที่ระบุในใบเสนอราคา
• การจัดส่ง ฟรีในกรุงเทพฯ ต่างจังหวัดลูกค้าชำระค่าส่ง ระบุในใบเสนอราคา
• บัตร Corporate สำรอง คิดราคาและชำระเหมือนบัตรใบอื่น

ประเภทบัตรและวัสดุ

บัตรมี 2 ประเภท และ 3 วัสดุ ลูกค้าเลือกแบบเดียวกันทุกคน หรือเลือกแยกแต่ละคนก็ได้

ทุกประเภทและทุกวัสดุใช้งานเหมือนกัน: แตะหรือสแกนแล้วเปิดนามบัตรดิจิทัลได้เลย ไม่ต้องใช้แอป

การออกแบบและการอนุมัติ

แต่ละบริษัทได้แบบแรกพร้อมแก้ไข 3 ครั้งก่อนอนุมัติ และเปลี่ยนดีไซน์ฟรีปีละ 1 ครั้งหลังจากนั้น

• ก่อนอนุมัติ: แบบแรกและการแก้ไขสูงสุด 3 ครั้ง รวมอยู่ในราคา หนึ่ง "ครั้ง" คือรายการแก้ที่ส่งมาพร้อมกันหนึ่งชุด ตั้งแต่ครั้งที่ 4 คิดค่าใช้จ่ายต่อครั้ง
• การอนุมัติ: ลูกค้าอนุมัติแบบสุดท้ายและแบบตัวอย่าง (หน้าตาบัตรแต่ละใบ พร้อมชื่อและตำแหน่ง) เป็นลายลักษณ์อักษร ทางอีเมล LINE หรือลิงก์คำขอ ไม่มีการพิมพ์จนกว่าจะอนุมัติ
• หลังอนุมัติ: เปลี่ยนดีไซน์ฟรี ปีละ 1 ครั้ง ต่อบริษัท (เช่น สีใหม่ เลย์เอาต์ใหม่) การเปลี่ยนดีไซน์ครั้งต่อไปในปีเดียวกันคิดค่าใช้จ่าย
• ไม่นับเป็นการเปลี่ยนดีไซน์ (ฟรีเสมอ): ชื่อ ตำแหน่ง เบอร์โทร อีเมล LINE รูป หรือการเปลี่ยนเจ้าของบัตร Corporate (ดูหัวข้อการแก้ไขข้อมูล)
• ดีไซน์ของบริษัทใช้ร่วมกันทุกบัตร เปลี่ยนดีไซน์ครั้งเดียวจะอัปเดตทุกบัตรของบริษัทนั้น

การผลิต แบบตัวอย่าง และการพิมพ์ผิด

เริ่มผลิตเมื่อได้รับมัดจำและแบบตัวอย่างได้รับการอนุมัติแล้วเท่านั้น และทำบัตรใหม่ฟรีเฉพาะกรณีที่ Signet พิมพ์ไม่ตรงกับแบบที่อนุมัติ

• เริ่มผลิต: ได้รับมัดจำ และ อนุมัติแบบตัวอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว ระยะเวลาผลิตตามใบเสนอราคาเริ่มนับจากวันที่ครบทั้งสองอย่าง
• ความผิดพลาดของเรา → ทำใหม่ฟรี ถ้าบัตรที่พิมพ์ไม่ตรงกับแบบที่อนุมัติ (สะกดผิด สีผิด วัสดุผิด) Signet ทำใหม่ให้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
• ความผิดพลาดของลูกค้า → ลูกค้าชำระ ถ้าบัตรตรงตามแบบที่อนุมัติแล้ว แต่ลูกค้าต้องการแก้ (คำผิดที่อนุมัติไปแล้ว ตำแหน่งใหม่) คิดค่าทำบัตรใหม่ตามราคาปกติ
• ตรวจเมื่อได้รับบัตร: ลูกค้าต้องแจ้งการพิมพ์ผิดภายใน 7 วัน หลังส่งมอบ หลังจากนั้นการพิมพ์ใหม่มีค่าใช้จ่าย ก่อนส่งมอบ Signet จะตรวจว่าบัตรทุกใบเปิดหน้าที่ถูกต้อง

การแก้ไขข้อมูลและการเปลี่ยนเจ้าของบัตร

การแก้ไขข้อมูลบุคคล หรือการส่งต่อบัตร Corporate ให้คนใหม่ ฟรีเสมอ และเสร็จภายใน 24–48 ชั่วโมง

• ฟรีไม่จำกัด: ชื่อ ตำแหน่ง แผนก เบอร์โทร อีเมล LINE ID เว็บไซต์ ที่อยู่ และรูป
• วิธีแจ้ง: ลิงก์ส่วนตัวของบริษัท (ดีที่สุด) LINE OA หรืออีเมล คำขอจากลิงก์จะเข้า Inbox ใน hub
• ระยะเวลา: เสร็จภายใน 24–48 ชั่วโมงในวันทำการ บัตรไม่ต้องเปลี่ยน ข้อมูลใหม่จะแสดงในการแตะครั้งถัดไป
• เปลี่ยนเจ้าของบัตร Corporate: ฟรี บัตรใบเดิมและรหัสเดิมไปอยู่กับคนใหม่ บัญชีแอปของผู้ถือบัตรเดิมถูกปิด และคนใหม่จะไม่เห็นประวัติการแตะหรือโน้ตของคนเดิม
• บัตร Executive สำหรับคนใหม่: ทำไม่ได้ เพราะมีชื่อคนเดิมพิมพ์อยู่ คนใหม่ต้องทำบัตร Executive ใบใหม่ (มีค่าใช้จ่าย) หรือใช้บัตร Corporate
• ผู้ที่แจ้งแก้ได้: เฉพาะผู้ติดต่อหรือ HR ของบริษัท ผ่านลิงก์หรือ LINE/อีเมลที่รู้จัก Signet ไม่รับการแก้จากผู้ถือบัตรเพียงลำพังหากบริษัทไม่ได้อนุมัติ

บัตรหาย เสียหาย หรือชำรุด

ชิปเสียภายใน 1 เดือนหลังส่งมอบเปลี่ยนฟรี ส่วนบัตรหายหรือเสียหาย ลูกค้าชำระค่าทำบัตรใหม่

• โปรไฟล์และสถิติย้ายตามได้: นามบัตรดิจิทัล ประวัติการแตะ และโน้ตในแอป ย้ายไปที่บัตรใบใหม่
• หายหรือถูกขโมย → ใช้รหัสบัตรใหม่ บัตรใหม่ได้รหัสใหม่และรหัสเดิมถูกปิด คนที่เก็บบัตรได้จะเปิดโปรไฟล์ไม่ได้ ลูกค้าควรแจ้ง Signet ทันที
• เสียหายหรือชำรุด → ใช้รหัสเดิมได้ เพราะบัตรเดิมถูกส่งคืนหรือทำลายแล้ว

บริการคลาวด์รายปี

บริการคลาวด์ (หน้าโปรไฟล์ออนไลน์ แอป และการแก้ไขข้อมูล) คิดค่าบริการรายปีตามจำนวนผู้ถือบัตรที่ใช้งานอยู่ หากไม่ต่ออายุ บัตรจะถูกพักการใช้งาน

• ปีแรก: รวมอยู่ในราคาบัตรแล้ว
• ตั้งแต่ปีที่ 2: คิดตามจำนวนผู้ถือบัตรที่ใช้งานอยู่ บัตรสำรองที่ยังไม่มีผู้ถือไม่คิดค่าบริการ
• ใบแจ้งหนี้: ส่งล่วงหน้า 30 วันก่อนครบรอบ
• ระยะผ่อนผัน: 15 วันหลังครบรอบ บัตรยังใช้งานได้ตามปกติ
• หลังระยะผ่อนผัน: บัตรแสดงว่า "ไม่ได้ใช้งาน" จนกว่าจะชำระ เมื่อชำระแล้วจะเปิดใช้งานคืนภายใน 1 วันทำการ
• ไม่ชำระ 12 เดือน: ข้อมูลโปรไฟล์และสถิติจะถูกลบถาวร

การยกเลิกและการคืนเงิน

มัดจำไม่คืนในทุกกรณี เพราะครอบคลุมงานออกแบบและการเตรียมงานที่ทำไปแล้ว

• ยกเลิกก่อนเริ่มผลิต: Signet เก็บมัดจำไว้ ลูกค้าไม่ต้องชำระเพิ่ม
• ยกเลิกหลังเริ่มผลิต: Signet เก็บมัดจำไว้ และลูกค้าต้องชำระยอดคงเหลือสำหรับบัตรที่ผลิตแล้ว
• ค่าบริการรายปี: ไม่คืนเงินสำหรับปีที่ใช้ไม่เต็มปี
• บัตรชำรุด: ดูแลตามเงื่อนไขการรับประกัน (หัวข้อบัตรหาย เสียหาย หรือชำรุด) ไม่ใช่การคืนเงิน
• ใบเสนอราคา: ต้องระบุชัดว่ามัดจำไม่คืน และลูกค้าต้องตอบรับเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนชำระมัดจำ

ข้อมูล ความเป็นส่วนตัว และความปลอดภัย

Signet เก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการให้บริการบัตร และปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA)

• ความยินยอม: บริษัทลูกค้ายืนยันว่าพนักงานยินยอมให้แสดงข้อมูลบนบัตร
• การลบข้อมูล: เมื่อบริษัทหรือผู้ถือบัตรขอ หรือเมื่อไม่ชำระค่าบริการครบ 12 เดือน
• ความปลอดภัย: ทีมงานแต่ละคนมีบัญชีของตัวเอง ใช้สิทธิ์ต่ำที่สุดที่จำเป็น และห้ามแชร์รหัสผ่าน